§ 6 Czas przechowywania danych osobowych

Okresy przechowywania danych zostały wskazane odrębnie w stosunku do każdego celu przetwarzania w § 5.

§ 5 Cele przetwarzania danych osobowych

Wynajmujący gromadzi i przetwarza dane osobowe Najemców w kilku celach:

• obsługa umowy najmu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

Zawierając umowę najmu, Najemca jest zobowiązany do podania danych niezbędnych do realizacji usługi. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wykonania umowy.

Wszystkie ww. dane gromadzone są w celu:

• wykonania umowy zawartej między Najemcą a Wynajmującym (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

• wystawienia faktury (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami regulującymi kwestie wystawiania faktur),

• uwzględnienia faktury w dokumentacji księgowej oraz realizacji pozostałych obowiązków podatkowych i księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami regulującymi kwestie obowiązków podatkowych i księgowych)

• oraz w celach archiwalnych na potrzeby ewentualnej konieczności obrony, ustalenia lub dochodzenia roszczeń, jak również identyfikacji Klienta powracającego, co stanowi prawnie uzasadniony interes Wynajmującego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane Najemcy są przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji usługi, a następnie do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Ponadto, po upływie tego terminu, dane nadal mogą być przetwarzane przez Wynajmującego w celach archiwalnych na potrzeby ewentualnej konieczności obrony, ustalenia lub dochodzenia roszczeń, jak również identyfikacji klienta powracającego. Dokumentacja księgowa będzie przechowywana przez okres wymagany przepisami prawa.

• realizacja obowiązków podatkowych i księgowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

Wystawione faktury stanowią dokumentację księgową, której przechowywanie przez określony czas wymagane jest przez przepisy prawa. Podstawą przetwarzania jest więc art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami regulującymi kwestie obowiązków podatkowych i księgowych, a celem jest realizacja ciążącego na Wynajmującym obowiązku prawnego.

• tworzenie archiwum na potrzeby ewentualnej konieczności obrony, ustalenia lub dochodzenia roszczeń, jak również w celu identyfikacji klienta powracającego – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,

Część ww. danych osobowych Wynajmujący będzie przechowywał w celu zapewnienia sobie możliwości odtworzenia pewnych faktów, obrony przed roszczeniami Najemców czy przebiegu współpracy. Podstawą przetwarzania jest w tym zakresie prawnie uzasadniony interes Wynajmującego tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

§ 4 Bezpieczeństwo danych osobowych

Wynajmujący w trosce o bezpieczeństwo danych Najemców przeanalizował ryzyka związane z poszczególnymi procesami przetwarzania danych osobowych i wdrożył odpowiednie środki bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. Na bieżąco monitoruje te procesy i je usprawnia.

§ 3 Źródła danych osobowych

Zdecydowana większość danych przekazywana jest bezpośrednio przez Najemcę w związku z zawarciem z Wynajmującym umowy najmu Studia.

Wizerunek jest pozyskiwany poprzez zainstalowany w Studiu monitoring.

§ 2 Zakres przetwarzanych informacji

W zależności od celu, Wynajmujący może przetwarzać następujące dane Najemcy:

• imię i nazwisko,

• adres zamieszkania,

• adres wykonywania działalności gospodarczej,

• numer NIP,

• adres e-mail,

• numer telefonu,

• dane zawarte w korespondencji kierowanej na adres Studia,

• numer rachunku bankowego,

• wizerunek Najemcy (monitoring).

§ 1 Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych Najemców Studia jest Michał Roguski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą EMSOFT Michał Roguski, Trakt Lubelski 251b, 04-667 Warszawa, NIP: 9521865256, mail: info@studiorys.pl, telefon: 668010587. W związku z brakiem wyznaczonego osobnego inspektora ochrony danych osobowych wszelkie pytania dotyczące prywatności i ochrony danych osobowych proszę kierować na adres mailowy: info@studiorys.pl.

§ 7 Odbiorcy danych osobowych

Korzystanie przez Wynajmującego z niezbędnych usług zewnętrznych wiąże się z przetwarzaniem przez podmioty trzecie danych osobowych Najemców. Wynajmujący współpracuje z następującymi podmiotami:

• dostawca poczty elektronicznej,

• dostawca systemu do fakturowania,

• biuro rachunkowe,

• kancelaria prawna.

Ponadto, w razie zaistnienia takiej konieczności, dane osobowe Najmecy mogą być udostępniane podmiotom, organom lub instytucjom uprawnionym do uzyskania dostępu do danych na podstawie przepisów prawa, takim jak urzędy skarbowe, służby policyjne, bezpieczeństwa, sądy, prokuratury.

§ 8 Przekazanie danych osobowych do państw trzecich

Część operacji przetwarzania danych osobowych Najemcy może polegać na przekazywaniu ich do państw trzecich.

Wynajmujący może przekazywać dane osobowe Najemców do państw trzecich w związku z korzystaniem z narzędzi, które przechowują dane osobowe na serwerach zlokalizowanych poza UE, w szczególności w USA. Dostawcy tych narzędzi gwarantują odpowiedni poziom ochrony danych osobowych poprzez stosowne mechanizmy zgodności przewidziane przez RODO, w szczególności poprzez przystąpienie do programu Privacy Shield lub korzystanie ze standardowych klauzul umownych.

Chodzi przede wszystkim o usługi oferowane przez Google, który to podmiot spełnia wymogi określone przez RODO: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI

§ 9 Profilowanie danych

Wynajmujący nie podejmuje względem Najemców zautomatyzowanego przetwarzania danych polegającego na profilowaniu. Wynajmujący nie podejmuje, na podstawie dostarczonych przez narzędzia techniczne informacji, decyzji wobec Najemcy, które wywoływałyby wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

§ 10 Uprawnienia Klienta w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych

RODO przyznaje Klientom następujące uprawnienia związane z przetwarzaniem ich danych osobowych:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,

• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,

• prawo do usunięcia danych (jeżeli brak jest podstaw do przetwarzania),

• prawo do ograniczenia przetwarzania danych (jeżeli brak jest podstaw do przetwarzania),

• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (jeżeli Klient uważa, że brak jest podstaw do przetwarzania),

• prawo do przenoszenia danych,

• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli uprzednio taką zgodę wyrażono,

• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Zasady związane z realizacją wskazanych powyżej uprawnień zostały opisane szczegółowo w art. 16 – 21 RODO.